無論其業(yè)務(wù)范圍、性質(zhì)功能、規(guī)模、人員組成如何，一間辦公機構(gòu)均是由各個職能部門各司其職同時又互相配合而進行運作的。
通常，辦公室設(shè)計空間按照職能可劃分為主體業(yè)務(wù)空間、公共活動空間、配套服務(wù)空間以及附屬設(shè)備空間等。各種職能部門由于其作用的大小在辦公總體空間所占的比重各有不同，同時，各種功能作用的空間在安全、使用方面義有一定的科學(xué)范圍要求，因此，合理地協(xié)調(diào)各個部門、各種職能的空間分配成為進行辦公室設(shè)計的主要內(nèi)容。
(1)主體工作空間
主體工作空間可按照人員的職位等級劃分為大小獨立單間、公用開放式辦公室等不同面積和私密狀況的分割狀態(tài)。單間辦公室或者是在開放式區(qū)域較為獨立、封閉的工作空間，一般適合部門主管或者會計師、律師等處理較為機密性文件的人員，其辦公室設(shè)計空間注重工作的個人自律，而且工作的互動較少。
開放式辦公空間則是在同一空間之內(nèi)利用家具將工作的單元空間進行集合化排列，比較適合用于銀行、行政等較為注重流水性或重復(fù)性事務(wù)處理的部門，同時也可用于設(shè)計、研發(fā)等互動性較強的團隊性工作機構(gòu)，開放式環(huán)境有利于員工之間保持良好的溝通、交流狀態(tài)，但由于每個人的工作都處于公眾視線之內(nèi)，工作的自律性較小，也會降低個人的能動性和積極性的發(fā)揮，所以，開放式辦公室設(shè)計空間中家具、間隔的布置，既需要考慮個人的私密性和領(lǐng)域要求，又要注意人員之間交往的合理距離。
各個業(yè)務(wù)職能部門由于工作性質(zhì)、人員組成各有不同，對于部門總體的空間尺度安排也有所差異。而且，在同一部門中，工作人員的專業(yè)設(shè)備、文件儲存以及來訪客人的數(shù)量、級別也不盡相同。因此，主體辦公室設(shè)計空間劃分的單元數(shù)量、尺度均要根據(jù)各部門機構(gòu)的個性工作需求而定，以便于員工發(fā)揮其個體能動性，同時也方便團體工作的互相配合、協(xié)調(diào)。
一般而言，辦公狀態(tài)下普通級別的文案處理人員的標準人均使用面積為3.5平方米，高級行政主管的標準使用面積至少6.5平方米，專業(yè)設(shè)計繪圖人員則需要5.0平方米。
(2)公共使用空間
公共使用空間是指用于辦公樓內(nèi)聚會、接待、會議等活動需求的空間。一般有小、中、大接待室，小、中、大會議室，各類大小不同的展示廳、資料閱覽室、多功能廳和報告廳等。
在任何辦公室設(shè)計環(huán)境中，公共空間均是人們正?；顒?、交流、溝通的必備場所。從廣義上講，幾個人身體所占范圍之外的所有環(huán)境空間均可稱為機構(gòu)的公共空間。若僅與主體工作空間相對而言，辦公環(huán)境下的公共空間則指在從工作角度所觸及的所有人員可共同使用的空間，包括對外交流以及內(nèi)部人員使用兩大部分：對外交流的空間是指機構(gòu)的外來人員所接觸的空間范圍，包括前臺接待、電梯間、會客室以及能夠展現(xiàn)機構(gòu)專業(yè)性質(zhì)、服務(wù)范圍和企業(yè)文化的展示區(qū)域等；機構(gòu)內(nèi)部人員使用的公共空間則包括內(nèi)部走廊、會議、資料閱覽、復(fù)印等不同服務(wù)功能的實用區(qū)域。
辦公機構(gòu)的對外交流空間是一間辦事機構(gòu)的“門面”，是使外部人員了解其業(yè)務(wù)范圍和能力的最直接的媒介，很多外來人員是通過與一間機構(gòu)的空間環(huán)境以及辦事人員的接觸而對其留有最初級的印象。前臺接待處作為內(nèi)、外部人員進出機構(gòu)的必經(jīng)之地，它不僅是整體辦公室設(shè)計空間的交通樞紐，也是內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的集散之地——咨詢、收發(fā)、監(jiān)管等均為前臺的服務(wù)內(nèi)容。不同機構(gòu)會就其空間的大小進行會客、會議、展示等區(qū)域的分配，但總體而言，這些區(qū)域通常會設(shè)置于前臺接待區(qū)附近，便于接待人員隨時進行內(nèi)外聯(lián)絡(luò)，以提供咨詢與服務(wù)。有些機構(gòu)則利用簡單必要的家具組合形成綜合性外部服務(wù)區(qū)域，將接待、會客、展示等各種對外功能集中于一體，既節(jié)省空間，又節(jié)約服務(wù)的人力。
會議空間是現(xiàn)代辦公室設(shè)計空間必不可少的公共功能之一，是機構(gòu)談判、決策、交流的正式中心。會議空間可按照使用對象分布在對外、對內(nèi)、高層、部門內(nèi)部等不同的空間位置，也可按照使用人數(shù)分為大、小等小同尺度，還可按照機密程度設(shè)計成封閉式或開放式等不同的空間狀態(tài)。不同的使用方式和功能狀態(tài)的會議空間其設(shè)施配備與安排位置均有差異。用于商業(yè)談判的會議室通常寬敞氣派，且規(guī)整嚴肅，座位間距安排較遠；機構(gòu)內(nèi)部討論式會議空間則溫馨隨意，座位間距較近。無論大小、使用對象、功能狀態(tài)如何，常規(guī)以會議桌為核心的會議室人均額定面積為0.8平方米，無會議桌或者課堂式座位排列的會議空間中人均所占面積應(yīng)為1.8平方米，這樣才可保持在辦公室設(shè)計環(huán)境中個人心理和生理領(lǐng)域的不受侵害。
機構(gòu)內(nèi)部人員使用的公共空間主要包括為辦公上作提供方便和服務(wù)的輔助性功能空間，不同性質(zhì)、規(guī)模的機構(gòu)所需的輔助功能空間也不同。存創(chuàng)意性或知識密集型機構(gòu)，如法律、設(shè)計事務(wù)所等，資料儲存和閱覽空間為必備區(qū)域，但普通行政事務(wù)機構(gòu)卻不一定設(shè)置此功能空間；某些機構(gòu)會設(shè)立專門的復(fù)印、打印機房，有些機構(gòu)則隨工作需要將機器安置于各個部門的公共區(qū)域。因此，內(nèi)部使用的公共空間是因需而設(shè)，其位置亦是視需而定，空間尺度范圍只要符合人體上程學(xué)使人能夠自如活動即可。
(3)配套服務(wù)空間
配套服務(wù)空間是指為主要辦公室設(shè)計空間提供信息、資料的收集、整理存放需求的空間為員工提供生活、衛(wèi)生服務(wù)和后勤管理的空間。通常有資料室、檔案室、文印室、電腦機房、曬圖房、員工餐廳、開水間以及衛(wèi)生間、后勤、管理辦公室等。
為保證工作人員正常工作的順利進行，一般火型綜合性辦公機構(gòu)內(nèi)部會配備安全、信息提供、衛(wèi)生管理等后勤服務(wù)空間，包括門衛(wèi)、員工休息室、餐廳或茶水間、衛(wèi)生間等。
隨著社會的發(fā)展，辦公室設(shè)計越來越法重企業(yè)內(nèi)部的文化脈象。為了使員工有更強烈的企業(yè)歸屬感，在后勤配套服務(wù)工作中提供休閑、娛樂、衛(wèi)生，保健等項目，以保證員工工作、休息、娛樂的相互協(xié)調(diào)，以使工作人員在此環(huán)境下工作更專心、更高效，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多的效益。
(4)附屬設(shè)施空間
附屬設(shè)施空間是指保證辦公大樓正常運行的附屬空間。通常為配電室、中央控制室、水泵房、空調(diào)機房、電梯機房、鍋爐房等。附屬設(shè)施主要指保證辦公室設(shè)計環(huán)境正常運作的能源供應(yīng)設(shè)施與設(shè)備，如電話交換機、變配電箱、空調(diào)等。根據(jù)設(shè)備的人小規(guī)模、功能及其服務(wù)區(qū)域，附屬設(shè)備用房的尺度、安置位置均會有所小同，通常，大型或危險系數(shù)較高的附屬設(shè)備會遠離公共辦公區(qū)域，小型的設(shè)備則可就近安排在負責(zé)保管維修部門之中。例如，在大型辦公建筑中通常會有獨立而統(tǒng)一的變配電用房；而在小型的辦公機構(gòu)中，配電箱常常安裝在接待臺或員工休息室的櫥柜之中。
總體來講，辦公機構(gòu)的功能分配是為了滿足人們在工作時間內(nèi)的各種需求，從而創(chuàng)造一個更有效率的工作環(huán)境。為此，各個辦公機構(gòu)的功能空間的布局會因機構(gòu)的業(yè)務(wù)性質(zhì)、人員數(shù)量而有所小同，有些機構(gòu)會按照接待、會客、會議、業(yè)務(wù)工作、茶水、休息、衛(wèi)生間等前后順序來進行整體空間的安排，將主體工作部門安置在辦公室設(shè)計空間中心，服務(wù)性公共空間安排在角落或后部，這種空間的安排方式使空間整體順序由對外開放性逐漸轉(zhuǎn)化為內(nèi)部私密性，越深入空間內(nèi)部，私密性越強；而有些辦公機構(gòu)則會將復(fù)印、茶水、休息、衛(wèi)生間等后勤服務(wù)性空間安排在中心位置，展示、會議室以及各部門工作空間均圍繞此中心呈放射狀或兩側(cè)分布，以便各個職能部門的工作不受外部環(huán)境的干擾，并且能夠享受均等的后勤服務(wù)距離。