一、會(huì)議室布置。
在一個(gè)公司里，會(huì)議室是最受歡迎的地方。怎樣計(jì)劃會(huì)議室？總體上講，會(huì)議室也具有整體互動(dòng)關(guān)系。許多公司的會(huì)議室都設(shè)有樣品展示空間，既是會(huì)議室，也是樣品展示室。因此，從大的格局來看，最好將會(huì)議室放在公司的前部。例如，有人從外面來公司開會(huì)，可以不經(jīng)過公司內(nèi)部進(jìn)入會(huì)議室，這樣公司的運(yùn)作機(jī)密也不會(huì)有丟失的顧慮。外部經(jīng)銷商來公司談判，也可以有一個(gè)很好的談判空間。
二、會(huì)議桌的選擇作為多數(shù)客戶必到的會(huì)議室，不僅要表現(xiàn)出整體形象，還應(yīng)采用裝修策略以減少對抗，營造一種愉快、輕松的商務(wù)洽談氣氛，促進(jìn)商務(wù)洽談取得成功。
這是一個(gè)與家具設(shè)計(jì)有關(guān)的問題。我國家具業(yè)的發(fā)展，已接近國外水平。值得一提的是會(huì)議桌的設(shè)計(jì)，盡量避免采用協(xié)商式的對峙布局。即使是不可避免的，也要盡可能的靈活。另外，要注意為新的談判要素，如投影幕、音響等預(yù)留位置，作為提高商務(wù)談判成功率的輔助因素。
選擇會(huì)議桌是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。一般而言，圓形或橢圓形的會(huì)議桌有助于達(dá)成共識(shí)，激發(fā)創(chuàng)意，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，因?yàn)閳A桌能使團(tuán)隊(duì)成員之間進(jìn)行無障礙的交流，有助于營造平等、向心的交流氛圍；方形會(huì)議桌也基本具備了這種感覺。與矩形、船形會(huì)議桌相比，適合區(qū)分不同身份的與會(huì)者。長方形會(huì)議桌的縱向尺度過大，會(huì)影響與會(huì)者彼此的視線交流，而船形會(huì)議桌更有利于與會(huì)者視線的傳遞。在設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議桌的空間大小，合理安排會(huì)議桌型、尺寸和座位容量。
會(huì)議桌椅及桌位周圍的流通空間也應(yīng)納入會(huì)議室的空間布局。按照人類工效學(xué)原理，會(huì)議桌邊緣至墻壁或其它障礙物的最小距離為1220mm，這一尺度對于與會(huì)者進(jìn)入座位就座和離開座位的交通工具來說是必不可少的。
除選擇會(huì)議桌外，還可以在會(huì)議室的角落放置一些植物，以保持員工與潛在客戶之間的和諧；打開窗戶，以獲得新鮮的空間和陽光；將靈感來源的藝術(shù)品和公司所取得的成就及相關(guān)目標(biāo)的圖表掛在墻上，以創(chuàng)造一種積極的氣氛。
會(huì)議廳的光線要明亮些。除使用投影機(jī)時(shí)需要一個(gè)較暗的光線環(huán)境外，其他時(shí)候的光線，反而容易讓顧客的心理放松。
許多人在設(shè)計(jì)會(huì)議室的時(shí)候，傾向于只設(shè)計(jì)略大于會(huì)議桌的尺寸，這樣很容易使客戶產(chǎn)生拘謹(jǐn)?shù)男睦?。合適大小、留有一定活動(dòng)空間的會(huì)議室，往往容易使顧客心理松懈，利于洽談。
在辦公空間設(shè)計(jì)的一些地方，如會(huì)議廳、貴賓廳、多功能廳等，對聲音的質(zhì)量有很高的要求。在室內(nèi)音質(zhì)優(yōu)化方面，除采用吸音降噪的方法降低聲音反射外，一般通過空間的尺寸設(shè)計(jì)也能達(dá)到音質(zhì)要求。一座多功能會(huì)議廳的音質(zhì)效果主要受建筑、擴(kuò)聲等因素影響。當(dāng)擴(kuò)聲器的功能特性明確的情況下，音質(zhì)設(shè)計(jì)就應(yīng)該以逼真和良好的整體效果為目標(biāo)。